Financiële Administratie
De Financiële Administratie van STW verzorgt de financiële afhandeling van alle door de STW gefinancierde projecten. Op dit moment zijn dat er ongeveer 700. De financiële administratie verzorgt ook alle betalingen op projecten. Dit geldt voor alle kredieten op projecten. Hier vindt u de algemeen werkwijze van de financiële administratie.
Uitgaven op projecten kunnen worden geëffectueerd als bij de administratie een getekende uitgavenplanning is binnengekomen.Bij STW worden alleen facturen/declaraties in behandeling genomen, nadat een volledig ingevuld tekenbevoegdheidsformulier (PDF, 32.2 kB) is geretourneerd bij STW. Hierop kan niet alleen de projectleider genoemd worden, maar ook diverse gemachtigden.
- Het toegewezen krediet mag onder geen enkele voorwaarde worden overschreden.
- Na beëindiging van de looptijd van het project (laatste aanstellingsdatum) komen de niet bestede kredieten in principe te vervallen.
- De kredieten worden onderscheiden in materieel krediet, investeringskrediet en krediet voor buitenlandse reizen. Het investeringskrediet is bedoeld voor de aankoop van duurzame instrumenten (bruikbaar voor meerdere onderzoekprojecten) alsmede voor duurzame opstellingen of bouwconstructies die noodzakelijk zijn om een bepaald soort onderzoekingen te kunnen uitvoeren.
- Binnenlandse reizen worden bekostigd uit het materieel krediet. Hiervoor kunt u zowel een eigen declaratieformulier als een STW-declaratieformulier (PDF, 42.6 kB) gebruiken.
- Bestellingen van goederen moeten rechtstreeks worden verzorgd door de administratie c.q. inkoopafdeling van uw instelling. De facturen dienen op naam van STW gesteld te worden en dan bijvoorbeeld per adres van uw instelling.
Dit is van groot belang in verband met de evt. terug te vorderen BTW. Staat de factuur niet op naam van STW dan kan de BTW niet door STW worden teruggevorderd en zal het totale factuurbedrag in mindering worden gebracht van het betreffend krediet.
De factuur die u van de leverancier ontvangt, dient u zowel inhoudelijk als rekenkundig te controleren. Daarna tekent de projectleider(of diens gemachtigde) de factuur voor akkoord en vermeldt tevens het projectnummer.
De originele facturen dient u in te zenden met twee borderellen (XLS, 18 kB) (houdt u steeds ook zelf een exemplaar). Het borderel fungeert als financiële geleidestaat bij uw facturen en stelt u en STW o.m. in staat de stand van uw krediet te volgen.
Denkt u eraan dat u alle gevraagde gegevens correct invult op het borderel.
STW zendt vervolgens één exemplaar na akkoordbevinding retour. Gaat STW niet akkoord, dan vindt u de correctie(s) in de daartoe bestemde ruimte op het borderel. Let u er vooral op, dat steeds het beginsaldo van een nieuw borderel aansluit bij het eindsaldo van het vorige borderel. Gebruik altijd de door STW aangeleverde borderellen.
Duurzame goederen die ten laste van het subsidie zijn aangeschaft, blijven eigendom van STW.
STW verricht alle betalingen. U mag een factuur nooit eerst uit andere middelen betalen en daarna het bedrag bij de STW terugvorderen.
- Algemeen
De kosten van reizen naar een bestemming buiten Nederland, kunnen slechts door STW worden betaald, wanneer n.a.v. de subsidieaanvraag een bedrag voor buitenlandse reiskosten is toegekend.
- Procedure
Onder buitenlandse dienstreizen worden reizen van maximaal drie maanden verstaan, die in opdracht en in het belang van het desbetreffende project buiten Nederland gemaakt worden. Minimaal twee weken voor aanvang van de reis dient een schriftelijke aanvraag voor het maken van de desbetreffende reis ingediend te worden. Hiertoe dient u het aanvraagformulier buitenlandse dienstreis (PDF, 31.2 kB) in te zenden. De aanvraag moet ondertekend zijn door de aanvrager en de projectleider.
Het is niet mogelijk dat de reiskosten door de Faculteit/Vakgroep worden voorgeschoten en dat deze achteraf bij STW worden gedeclareerd. Met het aanvraagformulier buitenlandse dienstreis kan ook een voorschot worden aangevraagd.
- Soorten van vergoedingen:
- Reiskosten:
Reiskosten worden tegen overlegging van bewijsstukken vergoed op basis van de tarieven van de voordeligste wijze van het openbaar vervoer.
- Verblijfkosten:
De geldende tarieven kunt u opvragen bij STW (afd. dienstreizen tel. 030 6001237). De vergoeding voor gemaakte verblijfkosten voor buitenlandse dienstreizen bedraagt 100% van de etmaalvergoeding. U dient altijd bewijsstukken te overleggen.
- Inschrijvingskosten e.d.:
Inschrijvingskosten en accommodatiekosten van conferenties e.d. worden tegen overlegging van bewijsstukken volledig vergoed.
- Voorschotten:
Op aanvraag kan een voorschot worden verstrekt tot een maximum van 75% van de opgegeven kostenraming. Bij het aanvragen van een voorschot dient altijd een borderel ingediend te worden.
- Declaraties:
Na afloop van de reis dient men binnen één maand een door de projectleider voor akkoord ondertekende einddeclaratie (PDF, 54.5 kB) in te dienen. De einddeclaratie dient vergezeld te zijn van alle benodigde bewijsstukken. Tevens moet met de declaratie een kort wetenschappelijk verslag meegezonden worden. Voor de uiteindelijke financiële afwikkeling dient de administratie van uw project een borderel bij te voegen.
Bij het einde van het project wordt door STW een zogeheten beëindigingformulier toegestuurd. Met dit formulier worden enkele kerngegevens van het project geregistreerd en wordt de financiële afsluiting voorbereid. De projectleider kan op dit formulier aangeven welke facturen/declaraties nog niet aan STW zijn doorgegeven. Binnen redelijke termijn zal het project niet worden afgesloten alvorens de aangegeven facturen/declaraties zijn behandeld.
Voor vragen en eventuele opmerkingen gaarne contact op nemen met een van de medewerkers van de financiële administratie (telefonisch of email). Uw vraag/opmerking wordt zo spoedig mogelijk behandeld.
Voor het programma PROGRESS is een aparte set formulieren ontwikkeld.
De financiële afdeling van de STW kent de volgende bezetting: